AIとRPAが実現した賃貸管理業務の業務効率化の成功例

愛知県刈谷市に本社を置くハタス株式会社は、賃貸管理業務においてAI（人工知能）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入を通じて、業務の効率化を実現しました。この成果は特に「定期報告書」の作成プロセスにおいて顕著で、従来の方法では約35時間かかっていた作業時間が、今ではたったの1時間で終わるようになりました。

1. はじめに：働き方改革の背景

ハタス株式会社は、かつて24時間365日体制でのコールセンター業務を行っていました。これは入居者からの電話問い合わせに対応するためのものでした。しかし、業務の増加や人材不足により、社員の負担は増大し続けていました。さらに、全社員が持ち回りで宿直室に宿泊し、深夜の対応を求められる状況が続いており、職場環境に大きな問題を抱えていました。

そんな中、ハタスは新たな代表が就任し、働き方改革を進める決断をしました。コールセンター業務を専門の外部企業にアウトソーシングすることにより、社員は深夜帯の常駐から解放され、業務負担が軽減されました。

2. 新たな業務負担と法改正

しかし、コールセンターを外注した結果、新たな業務が発生しました。それは、外注先から上がってくるデータを自社の管理システムに手動で入力する作業です。また、2021年に施行された「賃貸住宅管理業法」によって、登録賃貸住宅管理業者には物件オーナーに対して定期的な報告が義務づけられました。この改正により、オーナーへの定期報告書の作成がなくてはならないものとなり、新たな業務負担が生じました。

3. AIとRPAを活用した新プロセス

こうした課題を解決するため、ハタスではAIとRPAを用いた新しい業務プロセスを構築しました。具体的には、外注先のコールセンターから得た対応記録データを一括でCSV形式でダウンロードし、そのデータを自動的に処理する仕組みを導入しました。これにより、報告書作成のプロセスが自動化され、属人的な作業から解放されました。

また、報告書の内容を標準化することで、記載漏れや誤記載のリスクが低減されました。RPAが定型処理を行い、AIが文章生成の役割を担うことで、両者の強みを活かした効率化が実現しました。

4. 成果と評価

この新プロセスの導入により、賃貸管理業務の定期報告書作成は大幅に効率化されました。作業時間を約97％削減し、従来の約35時間から1時間に短縮されたのです。この成果により、担当者の残業が削減され、余った時間を他の重要な業務に充てることも可能となりました。

これこそが「不動産テック」としての成功事例であり、今後もハタスはデジタル技術を活用していくことで、業務効率化とサービスの質向上に努めていく方針です。