名刺発注業務のDX化が進まない理由と解決策が浮き彫りに

株式会社オンデオマが実施した調査により、名刺発注業務における現場の抱える悩みと経営層の意識の乖離が明らかになりました。この調査は約1,040人を対象に行われ、名刺発注業務の非効率性、課題、そしてDX化の必要性に焦点を当てています。

名刺発注業務の実態

名刺は企業の顔であり、急に必要になる場面が多いことが特長です。人事異動やイベントの際には、急いでの発注がしばしば求められます。しかし、そのたびに「確認が不十分」「納期に間に合わない」といった問題が頻発します。実際の調査結果でも、約8割の担当者が名刺発注業務に負担を感じていることがわかっています。

名刺発注の過程では、特にミスが発生しやすく、62.8％は役職名や氏名以外の誤字・脱字を経験しているとのこと。名刺は少しの誤りが信頼性に影響するだけに、慎重さが求められます。また、名刺制作においては校正や承認工程に多く時間がかかり、特に急な発注に対応する際の柔軟性が不足していることが特徴です。

名刺発注時のトラブル

名刺制作の繁忙期には人手が溢れ、この時期に特に多くのトラブルが発生します。学校の新年度始まりなど、支給数が大幅に増えるタイミングには、校正の遅延や納品の遅れが多くなる傾向があります。それにより、仕事全体に影響が出る場合もあり、急な業務に対応できない体制が課題となっています。

現場と経営者の認識の差

調査結果からは、経営者の約8割が名刺発注業務における問題について報告を受けておらず、多くの経営者はこの業務が軽視されていると感じていることがわかりました。現場では多くの問題を抱えていますが、経営者にはその重みが直接届いていないことが多いのです。経営者の意識もおおむね「DX化は必要ではない」と考えている割合が7割以上に及び、現在のやり方でも問題がないという認識が強いと言えます。

DX化の必要性

名刺発注業務のDX化が進まない理由として、「コストが気になる」「今の方法で不便を感じていない」といった意見が多く挙がりました。これらは短期的なデメリットが強調されやすく、長期的な利点が見えにくい構造にこだわりを感じさせます。また、名刺業務のDX化において求められるのは、ユーザーにとっての使いやすさと、ミスの防止機能です。これらの条件が満たされることで、導入の心理的ハードルが低くなると考えられます。

解決のための提案

名刺発注業務を扱う印刷部ドットネットは、その問題解決に向けて設計されています。このサービスでは、全ての名刺制作がクラウド上で簡単に管理でき、手間が大幅に削減されます。さらに、導入時にかかるコストが低いため、会社にとって負担も少なくて済むのです。また、多彩な用紙や加工が選べ、SDGsへの取り組みも可能です。

名刺業務は会社において小さな業務とされがちですが、それが実際には大きなストレス要因になっていることを現場が認識しています。逆に経営者はその実態を分かりにくく感じている状態です。

このギャップを埋めるためには、現場の声をしっかりと経営層に届け、名刺発注業務を効率化するためのDX化への理解と協力を促していくことが重要です。名刺発注業務を一元管理できるシステムによって、コスト削減を図りつつ、業務フローの見直しも進める絶好の機会となります。

名刺発注業務の重要性は、企業の顔としての側面からも否定できないため、適切な解決策への対策が求められています。