上智学院がBtoBプラットフォーム契約書を導入し業務をデジタル化

東京の上智学院がBtoBプラットフォーム「契約書」を導入し、人事部門におけるデジタル化を推進しています。この改革の狙いや効果、今後の展望について詳しくお伝えします。

導入の背景と課題

上智学院では、非常勤講師と嘱託職員を含む約1,180件の雇用契約書を年に発行しており、その作業には多くの時間とコストがかかっていました。契約書の印刷や内容確認には丸2日も必要で、封入作業まで含めると2人で2週間以上かかることも珍しくありませんでした。また、年間の印刷費や郵送費は約60万円にも上り、加えて人的コストも大きな負担でした。契約書の回収も思うように進まず、初回の返信率は約60%ほどで、催促を行って何とか戻ってくるという状況でした。このような課題がありましたが、コロナ禍を契機に上智学院は業務のデジタル化を真剣に検討することになりました。

「BtoBプラットフォーム契約書」導入の決め手とは

上智学院が「BtoBプラットフォーム契約書」を選んだ理由には、コストパフォーマンスの良さと準備が簡単である点があります。このプラットフォームは契約書の取り交わしに特化したシステムであり、利用月の基本料金と送付分の従量料金だけで運用できるシステムです。この利便性が導入の大きな決め手となりました。

導入による効果

業務効率化

「BtoBプラットフォーム契約書」の導入によって業務の効率化が著しく進展しました。以前のように契約書作成に2週間かかっていた作業が、今では半日内で完了するように。これにより契約書の回収率も9割近くに向上しました。システム上で合意の進捗が一目でわかるため、未締結者の管理も非常に楽になりました。

負担軽減と検索性の向上

ペーパーレス化のおかげで、紙の契約書を管理するための手間も大幅に減少しました。今後すべての契約書がデジタル化されれば、契約書の検索も迅速に行えるようになり、業務の更なる効率化が期待されます。これによって人事部門は本来の業務、例えば制度の見直しや企画立案に注力できるようになります。

今後の展望

上智学院では今回の契約書のデジタル化を一つのステップとして捉え、今後は個人との業務委託契約などの分野への展開を目指しています。全体としてデジタル化を可能なかぎり推進する意向を示しており、これにより学院全体の業務効率がさらに高まることが期待されます。

まとめ

上智学院が「BtoBプラットフォーム契約書」を導入することで、人事部門の業務が大幅に変革されました。業務の効率化、コスト削減、そしてデジタル化が進む中で、上智学院の取り組みは全国の教育機関にとっても参考になる事例となるでしょう。今後の展開にも目が離せません。

詳しい事例はこちらで確認できます: インフォマートのウェブサイト