公文書管理のデジタル化が進展、一方で紙文書の課題も大きい: 調査結果

日本における公文書管理のデジタル化の現状

一般社団法人日本経営協会が実施した調査の結果、自国の公文書管理においてデジタル化が進んでいることが明らかになりました。この調査は、2025年11月から2026年1月にかけて全国の自治体（1,788自治体）のうち934自治体からの回答をもとに行われたもので、公文書管理のデジタル化の進捗状況やその結果に伴う課題について詳細に触れています。

調査の概要

調査の目的は、地方自治体における公文書管理のデジタル化のしくみと現状を把握し、各自治体が直面している課題を特定することにありました。これにより、さらなるデジタル化の推進と効果的な管理体制の確立が期待されています。

デジタル化の進展

調査結果によると、約7割にあたる69.0％の自治体が文書管理システムを導入しており、その導入時期の多くは2020年以降であることがわかります。特に指定都市や中核市に加え、町や村といった比較的小規模な自治体でも、文書管理システムの整備が進んでいる点が印象的です。

一方で、都道府県に関しては、早期にシステムを導入した自治体が多く見受けられ、2000年代初頭からの導入実績が高いことも確認されました。デジタル化は徐々に進行しているものの、自治体の種類や規模によってその進捗状況には大きな違いがあることが分かります。

紙文書管理の課題

さらに、調査の中で最も深刻な問題として、多くの自治体が紙文書の保管スペースの不足を挙げています。「早急な対策が必要」または「外部移管を急いでいる」と考える自治体の割合は65.2％に達し、将来的に紙文書の保管に関して何らかの課題を抱えている自治体は9割以上という結果となりました。

特に、外部書庫の利用に関する懸念については86.5％がコストを懸念し、76.6％が情報漏洩に不安を感じているとのことで、これらの数字は自治体が直面している現実の厳しさを物語っています。

デジタル化を加速するための要素

公文書管理のデジタル化を効果的に進めるためには、国からの支援が不可欠です。調査によると、法令整備、人材育成、成功事例の共有に対するニーズが高まっていることが分かりました。「デジタル媒体の証拠性についての法令整備」が57.5％との回答が最も多く、続いて人材育成が51.9％、成功事例の提供が51.5％という結果です。これらのデータは、制度面での明確化や自治体職員の教育が急務であることを示しています。

まとめ

このように、デジタル化の波は確実に進んでいるものの、紙文書に関する課題や法令整備、人材育成といった課題が残されていることが浮き彫りになりました。日本経営協会は、今回の調査結果を基に自治体へ対策の提言を行い、持続可能な社会の構築に寄与することを目指しています。そして、今後も新たな調査研究を通じて、このテーマに関する情報を提供し続ける予定です。

各地域が抱えるそれぞれの課題を解決することで、より良い公文書管理の実現が期待されます。詳細な調査結果については日本経営協会の公式ホームページより閲覧可能です。