社内コミュニケーションの課題を解決するための新たな視点とは？

社内コミュニケーションの課題を解決するための新たな視点

企業内でのインナーコミュニケーションが強く求められる昨今、株式会社PRIZMAが実施した調査によると、多くの企業が社内資料を作成しているにもかかわらず、その資料が十分に活用されていない現実が明らかになりました。調査に参加したのは企業の広報・総務、人事担当者、経営層ならびに一般の社員です。この結果から、どのように社内のコミュニケーションを向上させるかが重要なテーマとなります。

社内資料の運用状況

企業の54.4%が現在も社内の資料を運用していると回答しましたが、21.0%の企業は過去に作成したものの、今は使用していないと述べています。このことは、ただ資料を作成するだけでは不十分であることを示しています。資料の運用を維持するには、目的や使用方法を明確にし、根本的な「伝達体制」を整備することが必要です。

資料が「読まれない」現実

さらに調査結果によると、54.7%の担当者が「社員が資料を読んでいない」と感じていることが判明しました。これはほぼ6割の担当者が、企業が用意した重要な情報が社員に伝わっていないと心配しているということです。この背景には、資料の形式や内容が読み手の興味を引かないことが影響していると考えられます。特に、情報の“送り手目線”で作られた資料は、受け手の意識や状況を反映していないため、読了感が低くなる傾向があります。

資料の形式や作成にかかる時間

社内資料の形式は多様ですが、最も多く見られるのはテキスト文書（47.4%）やスライド資料（38.9%）です。視覚的な要素やストーリー性を欠いたこれらの形式は、受け手の理解を促進するには不十分であることが浮き彫りになりました。また、資料作成にかかる平均的な時間は多くが「1～3時間未満」との回答で、効率性を優先するあまり時間をかけられない現状も影響しているといえます。

課題を生む「伝わらない」資料の影響

資料の理解不足が招く問題として、ミッションやバリューが社員に浸透しない、評価制度に対する不満があることが挙げられます。これにより、企業の文化や活動に悪影響を及ぼす恐れがあります。特に評価制度に対する理解不足は、社員のモチベーションを低下させる大きな要因となります。

読者の反応と改善の余地

読者からは「どの情報が分かりにくいのか」「読む気になれない理由」を尋ねたところ、意外にも多くの社員が漫画形式の資料に興味を示しました。64.6%の回答者が「漫画活用に関心がある」と答え、特に若い層や視覚的に情報を処理したいと感じている層にとって、ストーリー性のある資料の効果が期待できることが分かります。

企業文化を動かすインナーコミュニケーション

社内資料の改善に向けた第一歩として、社員の視点から見た情報の理解を深める必要があります。効果的な資料作成のためには、ビジュアルコンテンツや親しみやすい形式を取り入れることがカギとなるでしょう。特に、漫画の活用は新たなコミュニケーション手段として注目を集めています。社内文化を深め、社員のエンゲージメントを高めるためにも、インナーコミュニケーションの再設計に取り組むことが求められています。

まとめ

PRIZMAによる調査は、社内コミュニケーションが抱える課題を浮き彫りにし、新たな解決策を模索するうえで重要な情報を提供しています。資料の設計にあたっては、受け手の視点を考慮し、コミュニケーションの質を向上させることが必要です。今後、より効果的なインナーコミュニケーションの実現に向けて、企業全体での取り組みが期待されます。最大の目標は、社員が理解しやすく、共感を得やすい資料を通じて、企業文化を強化していくことです。