生徒数400名超のダンススクールが導入した運営システムの効果とは

ダンススクール「FIVE O DANCE STUDIO」での運営効率化事例

東京都の二子玉川と狛江にスタジオを構える「FIVE O DANCE STUDIO」は、近年その生徒数が400名を超える人気のダンススタジオです。多様なダンスジャンルを提供する中で、生徒数の急激な増加に伴い、運営面での課題も顕在化していました。特に、請求や振替、保護者との連絡管理といった業務が運営負担となり、アナログな手法からの脱却が求められていました。

課題：アナログ運用による限界

生徒数の増加により、次のような運営業務に多大な負担がかかるようになっていました。
1. 請求・集金業務:
- PayPayやクレジットカード、現金集金が混在し、入金確認や未払いへの対応に多くの時間がかかっていました。
- 未払いが増えるたびに、声かけや電話連絡が必要となり、精神的ストレスも大きくなっていきました。

2. 振替業務:
- Excelを使った振替調整は非常に煩雑で、保護者とのやり取りも増えていました。これにより、短時間の中での対応が集中し、混乱が生じることもしばしばありました。

3. 連絡手段の分散:
- メールやクラス別のLINEグループでの連絡は、見落としや誤解を招くことが多いため、重要な情報が伝わらないというリスクも孕んでいました。

これらの課題を克服し、効率的な運営体制を整えるために、スクール管理システム「スコラプラス」の導入が決定されました。

スコラプラス導入の背景と選定理由

FIVE O DANCE STUDIOは、複数のシステムを比較した結果、以下の理由から「スコラプラス」を選びました。

- 運営負担の軽減:請求、振替、連絡業務を一元管理することで、スタッフの業務が本質的に軽くなるなど。
- 費用対効果:地域に密着した運営の中で、過度な費用負担がないこと。
- 必要な機能の網羅:請求・入金管理、振替、連絡機能などが一通り揃っていること。

導入による変化と効果

「スコラプラス」の導入後、FIVE O DANCE STUDIOでは次のような効果を実感しています。

1. 請求・集金負担の軽減:
- 未払い者への声掛けが必要なくなり、請求・支払い状況の可視化が実現しました。担当者によると、以前の運用を100とした場合、今は30～40ほどに軽減されたとの声があります。

2. オンラインでの振替および連絡業務:
- 振替や連絡がオンラインで完結するため、受付業務が減少し、運営が効率的に回るようになっています。

3. 情報伝達の確実性の向上:
- 専用アプリを通じて連絡取ることで、保護者が必要とする情報に簡単にアクセスできるようになりました。これにより、「スタジオ関係はアプリを見るだけで分かる」という状態が確立されました。

今後の展望

今後は、クレジットカード決済の利用も視野に入れ、さらなる業務の効率化を図る計画です。新規入会手続きの簡略化やイベント参加費の精算、兄弟割引に伴う金額反映を進めて、保護者にとっても便利な運営を目指しています。

FIVE O DANCE STUDIOの代表である50（FIFTY）様は、導入の決め手として「複数のシステムを検討する中で、機能と費用のバランスが良い点を重視しました。運営の一本化が成功のカギです」と明言しています。

まとめ

「FIVE O DANCE STUDIO」では、現在400名以上の生徒を迎え入れながら、効率的な運営体制の構築が進んでいます。導入した「スコラプラス」により、業務の軽減と保護者からの信頼性向上が実現した事例は、多くのスクールにとっても参考になるのではないでしょうか。詳しくは、こちらのインタビュー記事でご覧ください。