近畿大学の調達業務を一新！DX改革から学ぶペーパーレス化の成功事例

近畿大学における調達DX改革の実績

株式会社一貫堂が提供する「KOBUY（コーバイ）」を導入した近畿大学が、調達業務のデジタル化に向けた大きな一歩を踏み出しました。2023年2月にはその成果を２週にわたって公開し、全学的なDX戦略の一環としての取り組みが注目を集めています。

課題の背景

近畿大学は、大阪府東大阪市に位置する、6キャンパス・15学部49学科を有する総合大学です。その調達業務における課題はかなり多岐にわたっており、特に紙の書類に依存する申請や承認のプロセスが、業務を煩雑にしコストを高めてしまっていました。

さらに、研究費を利用する際に教員が立替払いを行う必要があり、この申請手続きもまた面倒なものでした。年間5000件の研究費支出のうち、約1500件が立替払いであるため、大学側の負担は非常に大きかったと言えます。

KOBUYの導入とその効果

近畿大学が導入したKOBUYは、その名の通り購買業務を効率化するためのプラットフォームであり、間接材の購買を一元管理することが可能になります。このシステムを利用することで、以下のような具体的な効果が見られました。

ペーパーレス化の実現

KOBUYの導入により、年間で発行されていた約5万枚の紙の申請書類をゼロにすることができました。また、紙の申請書に依存していた業務プロセスのデジタル化が進み、ハンコも不要になったことで効率が大きく向上しました。

業務負担の軽減

このシステムを利用することで、業務に必要な時間が大幅に削減され、教員や職員の業務負担が軽減されました。特に立替精算を求められるケースが大幅に減少したことも大きな示唆を与えています。

サプライヤーとの連携強化

KOBUYを用いたデジタル連携により、サプライヤーとのコミュニケーションも円滑になりました。これにより、購買プロセスの効率化が進み、全体的な業務のスピードも向上しています。

近畿大学の担当者の声

近畿大学の管理部用度課の脇航一氏は、「KOBUY導入により、調達業務のペーパーレス化が一気に進みました。業務効率が大幅に向上しています。」と話し、学術研究支援部補助金事務課の杉田晃一氏も、「研究費の立替精算を大幅に削減できることは、教員・職員双方にとって大きなメリットです。」とその成果を強調しています。

今後の展望

現在、近畿大学の教員の75%がKOBUYへの移行を希望しており、導入の進展が期待されています。最終的には9割の導入を目指しているとのことで、今後も一貫堂はKOBUYを通じて大学のDX推進を支援していく意向です。

KOBUYプラットフォームの特長

KOBUYは、商品選定から発注、検収、請求、支払、会計までの全滞在プロセスをデジタル化することで、業務の大幅な効率化を実現しています。建設業や製造業、大学、研究機関など、幅広い分野での利用が期待されているシステムです。

このように、近畿大学の調達業務のDX改革は、ペーパーレス化と効率化に向けた有意義な取り組みとして、多くの教育機関にとっての手本となるでしょう。次回の2月19日には、立替精算減少の影響も公開される予定ですので、今後の動向にも注目したいところです。