DX推進の裏側に潜む課題とは？トヨクモが照らす電子契約業務の実態

DXの実態と生産性のパラドックス

デジタル化の波が広がる中、多くの企業が導入するクラウドサービスや電子契約。しかし、トヨクモ株式会社が実施した「kintone利用企業における契約業務の実態調査」によると、これらのツールを未連携で利用することが、かえって業務の複雑化を招いていることが明らかになりました。

調査に協力した106名の担当者のうち、約4割が情報の二重確認を強いられており、23.6％は「Excelでの手動管理」を併用していると答えました。この背景には、kintoneと電子契約サービスのプロセスが分断されていることがあるのです。生産性向上のために導入したはずのツールが、実際には確認作業を増やす要因になっていることは皮肉な現実です。

調査結果が示す経営課題

1. 生産性のパラドックス: 電子契約を導入している企業の39.6％が、契約業務において二重チェックを常態化しています。これは、kintoneと電子契約サービスの分断により、情報を確認するために両方のシステムを使い分ける必要が生じているためです。
2. DXの落とし穴: システムの不全を補うため、4人に1人（23.6%）がExcelや管理表を利用しています。このように、クラウド上での業務がローカルファイル管理に逆戻りしてしまうことは、DXの理念に反しています。
3. 法務リスクの顕在化: 参加者の50.0％が、どのデータが最新かわからない状態にストレスを感じていると回答しており、誤った情報参照のリスクが高まっています。

調査結果の詳細

調査結果から浮かび上がった最大の課題は、契約情報が分散しており、どちらが最新か確認することが難しいという点です。情報が正確であるかどうか確認するための工数が増加しているため、多くの担当者が心理的負担を感じています。実際、46.6%はシステムが一貫性を持つことで「確認時間が短縮される」ことを求めています。

さらに、23.6%の回答者は、契約更新日や期限をExcelで管理することに回帰しており、これは業務のデジタル化の逆行を意味します。この状況はデータの属人化や更新漏れをもたらし、企業にとって重大なリスクを伴います。これらの課題を解決しなければ、企業の生産性向上が損なわれるでしょう。

解決策：システムの統合

トヨクモは、システム連携による抜本的な解決策を提案します。データを統合することで、kintoneは単なるデータベースから、契約締結・管理を一貫して行える「ビジネスOS」に進化します。こうした統合によって、データ入力から契約の保管までを自動化し、業務の非効率から解放されます。

トヨクモの代表、山本裕次氏は「便利なツールが分断されていることで、無駄な確認作業に時間を使わされることが多い」と指摘し、kintone連携サービスの活用を強く推奨しています。これにより、企業が生産性を最大化し、イノベーションを実現できる環境が整うのです。

調査の背景とトヨクモについて

本調査は、kintoneを業務利用し、電子契約サービスを導入しているが連携させていない企業の担当者106名を対象に行われました。調査結果は、ツールの「点」による導入だけではROIが最大化されず、むしろ管理コストの増大を引き起こすリスクを示唆しています。

トヨクモ株式会社は、クラウドを利用した便利な提供サービスを展開しており、20,000契約を超える実績を持つSaaS企業です。今後も法務リスクを軽減し、生産性を向上させるためのシステム開発を進めていくとのことです。詳細は公式サイトで確認してください。