働き方改革を実現！Hokally導入で事務作業を半減した事例

放課後児童クラブが抱える事務作業の課題

近年、共働き世帯の増加により放課後児童クラブの必要性が高まっています。しかし、岡山県瀬戸内市の邑久小学校区学童保育所「ゆめっこクラブ」に見られるように、施設の確保や人員の確保は困難な状況です。こども家庭庁によると、2024年12月時点で放課後児童クラブの待機児童数は17,686人に達し、前年よりも増加しています。

このような背景の中、指導員の確保はさらに難しく、「若い世代を確保するのが難しい」などの声も上がっています。多くの指導員は、安全の確保や保育の質を維持する一方で、煩雑な事務作業や保護者とのコミュニケーションにも追われているため、精神的にも時間的にも負担となっています。

導入前に抱えた課題

「ゆめっこクラブ」は、3クラス約120名の児童を抱える大規模な施設ですが、導入前は以下のような問題に直面していました。

1. アナログな金銭管理

現金や小銭を扱うことに多くの時間を取られ、毎回の集金で200〜300枚の小銭を数える作業が必要でした。紛失や誤入金のリスクも常に頭を悩ませる要因でした。

2. 非効率な請求業務

請求作業は全て手動で行っており、月末には請求額の確認に丸2日を要していました。また、保護者からの入退室時間を手作業で確認し、請求書に反映させる作業も心理的な負担となっていました。

3. 紙ベースの情報管理

各種の書類や日誌、連絡帳など、全てが紙ベースで管理されていたため、確認や管理が非常に時間のかかる作業でした。この結果、職員は保育の合間に事務作業を行ったり、残業することが多かったのです。

ICTシステム「Hokally」の導入後

Hokallyを導入した結果、これまでの課題がどのように解決されたのでしょうか。以下にその主な変化を紹介します。

1. 請求業務の効率化

Hokally導入後、保護者の入退室データを基に自動で延長料金が計算され、キャッシュレスな運用に移行しました。結果として、請求業務が従来の2日から半日で完了するようになりました。

2. 事務作業の負担軽減

手書きの日誌や紙の配布物がデジタル化され、事務作業全体の負担が約50%削減されました。実際、「残業が減り、定時で帰れるようになった」という職員の声も聞かれています。

3. 保護者との円滑なコミュニケーション

入室時に保護者に通知が届く仕組みは、安心感を生み出します。また、アプリを使った情報伝達が可能になることで、連絡ミスやトラブルが劇的に減少したとのことです。

担当者の声

「Hokallyを導入したことで、事務作業を50%削減でき、保育にもっと時間を使えるようになりました」とリーダーの野田さんは話します。彼は、以前は事務作業に追われていた時間が減ったことで、子どもたちに目を向ける余裕ができたと感激の様子です。これにより、ワークライフバランスも向上したとのことです。

Hokallyの特長

Hokallyは、学童保育の現場の声を反映して設計されたシステムで、出欠管理や欠席連絡、予約管理、入退室管理システムなど多彩な機能を備えています。このシステムは、日常の業務効率化を実現し、保護者との連携を促進します。

月額料金は11,000円（税込）から利用可能で、必要な機能は厳選したライトプランもあります。これにより施設ごとのニーズに対応する柔軟な運用が可能です。